Operations KPI’s – Key Performance Indicators

מדדים ביצועיים בתפעול

במסגרת מערכת ניהול התפעול בארגון, מקובל לנהל סט מדדים תפעוליים שמסייעים לכוון, לתעל ולהוביל את כל הפונקציות הפועלות בחטיבת התפעול, לפעול על מנת להשיג את מטרות הארגון שהן באופן כוללני, הגדלת הרווח התפעולי, צמצום הגירעון בהון החוזר, שיפור תזרים המזומנים, הקטנת התחייבויות לטווח קצר ועוד.
מאלו נגזרים מדדי התפעול הנפוצים:

• מדדי מלאי: שווי מלאי חברה, אמינות מלאי, סבב מלאי, מלאי איטי / מת.
• מדדי יצור: זמן מחזור ליצור, עלות למנה/יחידה.
• מדדי לוגיסטיקה/שילוח: זמן מחזור לאספקה, 
• מדדי הזמנות לקוח: מדד צבר הזמנות פתוחות, מדד גיל הזמנות פתוחות.
• מדד הזמנות רכש: הזמנות פתוחות לספקים, גיל הזמנות פתוחות לספקים

מדדי מלאי

בנושא מדדי המלאי, מקובל למדוד את שווי המלאי של החברה לפי מחיר תקן לפריט או מחיר ממ”ן (ממוצע נע) ולצבור ברשימה אחת את שווי הפריטים במלאי בחתך מלאי תוצ”ג (תוצרת גמורה), מלאי בתהליך (WIP) ומלאי חו”ג (חומרי גלם). למען הסר ספק, שווי מלאי קבוע אינו נכלל בסט המדדים היות ומבחינתנו הינו לא גורם משפיע על מדדי התפעול.
לפי חוק החברות בישראל, חברה הרשומה כחברה בע”מ חייבת בדו”ח מלאי שנתי המאושר ע”י רואה חשבון ממונה בספרי החברה, חברות ציבוריות המפרסמות דו”ח פעילות רבעוני, למעשה כביכול מפיקות דו”ח שנתי בכל שלושה חודשים. חברות היי-טק נוהגות לעקוב אחרי המלאי בחברה ברמה חודשית על מנת לזהות פערים, אובדן או חריגות וכל זאת כדי לבקר/לתקן את שווי המלאי לפני ביצוע הדו”ח הרבעוני או השנתי. לשם כך מקובל לספור מלאי חברה, או לפחות את החלק הארי של המלאי (70/30 או 80/20 לפי אופי שווי המלאי בחברה) בכל חודש בחודשו, את הספירה מבצעים בעלי תפקידים במחסן או בלוגיסטיקה, על סמך דו”ח המלאי המופק מהמערכת ועל סמך דו”ח ספירה בפועל המבצע השוואה בין הרשום במערכת המידע של הארגון לבין הנמצא בפועל במחסני החברה. כמו כן מקובל לספור מחסנים חיצוניים בבעלות החברה, כגון מחסני קבלני משנה, מחסני בונדד, מחסני מעבר או מחסנים להשמדה ששווי המלאי בהם עדיין לא נמחק בספרי החברה. חשוב לציין שהמחסנים בעלי החשיבות הגבוהה לביצוע ספירה/בקרה ומעקב הם מחסני חו”ג, מחסן רצפת היצור ומחסן תוצ”ג. בהם בדרך כלל מתבצע מירב הפעילות בחברה.

בנוסף לבדיקת המלאי, מקובל להפיק דו”ח המשווה בין שווי המלאי בספרים לשווי המלאי בספירה בפועל ומכאן להפיק את מדד אמינות מלאי, ארגון המקפיד על תהליכי עבודה קבועים ומובנים המבצע ספירות מלאי אחת לחודש או לרבעון, ומפעיל מערכת בקרה שוטפת של מלאי במערכת המידע לזיהוי מלאי שלילי, מלאי שנצרך ולא הופחת במערכת המידע (נקרא גם מלאי לא מקוזז), כשמשווים את שווי סך המלאי בחברה בדו”ח הספירה אל סה”כ שווי מלאי תוצ”ג או חלקי חילוף שנמכר ללקוחות באותה תקופה אפשר להפיק את מדד סבב מלאי, למעשה מדד זה מייצג את המכפיל של שווי מלאי מכירות ומייצג את כושר היעילות והנצילות של התפעול להפיק מכירות בהתבסס על מלאי קיים.

מדדי הזמנות לקוח

Sales Booking – צבר הזמנות לקוח

בניהול מדדים להזמנות לקוח, חשוב לנו לדעת בכל זמן נתון את סה”כ צבר ההזמנות מתחילת השנה, בחתך לקוחות/אזורי פעילות או חטיבות מוצרים. הנתון יכול לסייע בכיוון משאבים חיוניים, בזיהוי והבנת כיוונים (טרנד ) או עונתיות בפעילות המכירה ובכניסה והתגברות של ענף פעילות / אזור פעילות חדש על חשבון אחר.

Ageing – ותק הזמנות לקוח פתוחות

כמו כן מקובל לפלח את צבר ההזמנות הפתוחות למדרג לפי גיל/ותק ההזמנות ובכך לקבל תמונה מעודכנת סך זמן ההמתנה של כל הזמנה במערכת בחתך של חודשי המתנה. לדוגמא סך ההזמנות או סך שווי הזמנות הלקוח שנמצאות במערכת בין 3-6 חודשים. באמצעות המדד הנ”ל אפשר בקלו

מדדי אספקה/משלוח

Shipment LT – משך משלוח

מדד ‘משך משלוח’ הינו מדד לוגיסטי בעיקרו אשר מבקר את משך המשלוח הממוצע לתקופה.
מקובל למדוד את משך המשלוח החל מיום איסוף המשלוח ע”י חברת השילוח המקומית/בינלאומית ועד תאריך המסירה ביעד (מחסני הלקוח, רציף פריקת סחורה, אתר אחר) בהתאם לתנאי המכר שנקבעו בהזמנת הלקוח.

בתנאי שילוח בינלאומי מקובל למדוד שאת הנתון בימים קלנדריים כולל ימי עבודה ומנוחה.
חשוב לציין את מספר המשלוחים שבוצעו באותו חודש על מנת לתקף את מהימנות הנתונים.
חברות בשילוח מתחייבות בוזה עבודה לרמת שירות (SLA) הנמדד בימים קלנדריים וחשוב לעקוב מצד החברה (מזמין השירות) על עמידה ביעד לפי המדדים הרשומים בחברה.
במערכת לוגיסטית שבה ישנה שונות גבוהה בין ערכי משך המשלוחים, רצוי להוסיף נתון של הערך הגבוה ביותר/נמוך ביותר.

Supply LT – משך אספקה/יצור

מדד משך אספקה/יצור מודד את משך הזמן שלוקח לארגון/חברה לבצע את תהליך היצור/ההרכבה או כל תהליך שבו היא מתמחה ושבעבורה קיבלה את ההזמנה מיום קבלת ההזמנה במלואה, כולל פרטי ההזמנה הספציפיים ועד סיום הכנתה במחסני תוצרת גמורה של החברה ומוכן למשלוח או לאיסוף על ידי הלקוח.

חשוב לציין שהמדד הנ”ל לא בהכרך מודד את משך היצור או זמן הביצוע בפועל של יצור או הרכבה של המוצר, אלא מכיל בתוכו את כל האלמנטים הקשורים לביצוע ההזמנה הכוללים: מפרט ההזמנה, הידע ההנדסי התומך בהזמנה, מוכנות חו”ג והמשאבים לביצוע ההזמנה וזמן הביצוע בפועל כולל אריזת המוצר והכנתו למשלוח.

גם כאן מומלץ לציין את מספר ההזמנות שבוצעו בכל חודש על מנת לתת משקל לכמות הביצועים שהיו בפרק זמן נתון (חודש/רבעון/שנה).

על כותב הבלוג:

שמי יפתח הריס, מהנדס תעשיה וניהול בוגר אוניברסיטת בן-גוריון, בן 38 תושב המרכז. בעל נסיון של כ-10 שנים בתחום התפעול, הרכש ושרשרת אספקה בחברות היי-טק גלובליות. אחרי שהות של כשנה בתפקיד רילוקיישן בצפון סין, בעל יכולות אישיות ומקצועיות גבוהות.

e-mail:y2000@netvision.net.il

מוטב להיאבק בסוסים אבירים

“מוטב להיאבק בסוסים אבירים כאשר הבעיה היא איך לבלמם, מאשר לדחוק בשוורים הממאנים לזוז”

-משה דיין